Requisiti di segnalazione IRS per rimborso miglia
L'apprendimento degli obblighi di segnalazione per il rimborso delle miglia ti aiuterà a rispettare le norme IRS relative alle detrazioni aziendali. È possibile utilizzare la tariffa chilometrica standard per veicoli passeggeri, furgoni, veicoli sportivi, pickup o camion. L'eccezione è se usi cinque o più veicoli per la tua attività. L'IRS vede che come una flotta, quindi è necessario utilizzare il tasso effettivo delle spese di auto invece.
Requisiti del piano
Se la tua azienda ha un piano responsabile, non segnalare rimborsi ai dipendenti come reddito sui loro moduli W-2. Se la tua azienda non ha un piano responsabile, segnala i rimborsi come reddito sulla linea uno del modulo W-2 del tuo dipendente. L'IRS considera un piano di rimborso come un piano responsabile quando la società richiede ai destinatari del rimborso di riportare le spese legate al business e restituire rimborsi anticipati non utilizzati in un ragionevole lasso di tempo. Rimborsare i dipendenti per spese che non sono deducibili dalle tasse o dare agli impiegati anticipazioni per spese che i dipendenti non restituiscono se non utilizzati fa in modo che il piano di rimborso sia un piano non riconducibile. Ad esempio, se un dipendente ha un'indennità automatica di $ 1.000 al mese per le spese di trasporto e non è tenuto a rendere conto del denaro, questo è un piano non responsabile.
Titoli di studio
Per utilizzare la tariffa chilometrica standard per un veicolo che possiedi, fallo nel primo anno dopo aver messo l'auto in servizio per la tua azienda. Negli anni futuri, è possibile scegliere sia le spese in miglia che le spese effettive dell'auto per calcolare le detrazioni di trasporto. Se non si utilizza la tariffa chilometrica standard nel primo anno, è necessario utilizzare sempre le spese di auto reali per calcolare le detrazioni. Se si prende in leasing il veicolo, è possibile scegliere di utilizzare la tariffa chilometrica standard o le spese effettive dell'auto e si deve utilizzare l'opzione che si sceglie per la durata del contratto di locazione.
Requisiti del registro
Per prendere una detrazione dalle tasse di trasporto, tu e chiunque guidi un veicolo per gli affari della compagnia devi tenere un registro di trasporto dove registri le spese e il chilometraggio relative al trasporto. Le colonne di cui hai bisogno nel tuo registro delle spese includono la data, la descrizione, lo scopo e l'importo. Nella prima riga del registro delle spese, registrare la data di inizio del veicolo per motivi di lavoro. Registrare tutte le spese relative al veicolo incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le spese di gas, manutenzione, riparazioni, pneumatici, assicurazione, deprezzamento, garage, pedaggi e parcheggi. Le colonne di cui hai bisogno nel tuo registro dei percorsi includono ora, data, destinazione, scopo e chilometraggio. Usa un log quando spendi soldi per il tuo veicolo e quando usi il veicolo per lavoro.
Requisiti di archiviazione
Per il 2013, il tasso di affari è $ 0, 565 per miglio e per il 2012, il tasso di affari è $ 0, 555. Sommate le miglia aziendali che voi e i vostri dipendenti avete registrato per l'anno. Moltiplicare il totale per il tasso di business dell'IRS. Questa è la detrazione fiscale totale chilometrica per l'anno. Sommare le tasse di parcheggio totali e pedaggi per l'anno. Aggiungi la deduzione delle tasse sul chilometraggio per le tasse di parcheggio totali e pedaggi per l'anno. Questa è la spesa totale per auto e camion dell'anno se si utilizza la tariffa chilometrica standard per la detrazione fiscale. Inserisci questo numero nella riga 9 di Modulo 1040, Programma C. Se le tue spese aziendali totali sono inferiori a $ 5000 e hai presentato il Modulo 1040, Programma C-EZ, combina le spese di auto e camion con le altre spese aziendali deducibili e inserisci il totale spese sulla linea due.