Quanto tempo devi conservare la documentazione dell'azienda?

Mentre i vecchi file possono contribuire alla tua confusione, non puoi semplicemente buttarli via. Anche se non li usi e non li fai mai riferimento, la legge potrebbe non permetterti di gettarli nel trituratore. A seconda del tipo di file e delle leggi pertinenti, potrebbe essere necessario mantenerli ovunque da un anno a tre anni per sempre.

Le regole dell'IRS

L'IRS ti consiglia di conservare la maggior parte dei documenti fiscali per tre anni. Ecco perché l'IRS può guardare indietro per un controllo se tutto nella tua azienda è al di sopra di bordo. Se l'IRS sospetta di avere un reddito sottostimato di oltre il 25%, può controllarti fino a sei anni fa, quindi potrebbe essere più sicuro utilizzarlo come timeline. I registri includono non solo le dichiarazioni dei redditi, ma anche le ricevute, le fatture o i registri di pagamento che dimostrano che il reso è accurato.

Devi conservare alcuni file più lunghi di tre anni. Per i registri delle tasse sull'occupazione, l'IRS raccomanda quattro anni. Se si dispone di una proprietà aziendale che si sta ammortizzando o ammortizzando, conservare i registri fino a tre anni dopo la data in cui si dispone definitivamente della proprietà.

Requisiti di stato

Gli stati hanno anche leggi fiscali, e alcuni di essi richiedono un periodo di detenzione più lungo rispetto all'IRS. La California, ad esempio, si concede quattro anni per controllare le dichiarazioni dei redditi statali, possibilmente più a lungo se si è soggetti a un controllo fiscale federale. Se lo stato ti sospetta di frode, la scadenza può arrivare a dodici anni.

Record speciali

Le leggi statali e federali stabiliscono requisiti diversi per alcuni tipi di record. La Virginia, ad esempio, richiede ai medici di conservare i file medici dei pazienti per sei anni, a meno che il paziente non cambi i medici. Se il paziente è un bambino, lo studio medico deve conservare i file fino a quando il paziente compie 18 anni.

La tua assicurazione

I file di assicurazione possono essere un caso speciale. Gli effetti negativi dei prodotti fabbricati o degli infortuni sul lavoro potrebbero non essere ovvi in ​​un primo momento. Potrebbero volerci anni prima che un dipendente scopra, per esempio, che i prodotti fabbricati nella sua fabbrica gli hanno procurato un cancro. Una volta che il dipendente viene a conoscenza della connessione, può presentare un reclamo o una causa per risarcimento. Avrai bisogno di registrazioni per dimostrare che hai avuto un'assicurazione basata sull'evento nel momento in cui producevi i prodotti che causano il cancro, quindi aggrappati ai file pertinenti a tempo indeterminato. Altri tipi di politiche non richiedono un periodo di detenzione così lungo.

File del personale

Le aziende spesso si mettono nei guai quando scelgono chi assumere, chi non assumere, chi licenziare o chi promuovere, ed è per questo che la legge federale si applica anche a quei record. In genere, è necessario archiviare i file personali per un anno. Se licenzi qualcuno, tieni questi file per un anno dopo la fine. È necessario conservare i registri del libro paga per tre anni. Se la tua azienda non paga allo stesso modo uomini e donne, devi documentare i motivi e conservare tali dati per almeno due anni. Le leggi dello stato possono fissare periodi più lunghi.