Come tenere conto del tempo di viaggio quando si deve prestare assistenza all'attività del cliente
A seconda della vicinanza dei clienti, la quantità di tempo che i dipendenti trascorrono viaggiando verso le sedi dei clienti per effettuare chiamate di assistenza in loco può essere significativa. Se i tuoi dipendenti sostengono il tempo di viaggio, assicurati di rintracciare e codificare correttamente, perché non puoi fatturare ciò che non tracciano. Dovrai decidere se aumentare le tariffe attuali per acquisire tempo di viaggio, fatturare separatamente per il tempo di viaggio o cancellarlo. Se si decide di fatturare separatamente, sarà necessario determinare il tasso di fatturazione e se la tariffa varia in base all'ora del giorno. Qualunque sia la vostra politica, comunicatela chiaramente a ogni dipendente e invitateli ad applicarla in modo coerente.
Definizione del tempo di viaggio
Prima di determinare una politica di fatturazione in tempo di viaggio, è necessario decidere se i dipendenti devono codificare il tempo di viaggio al di fuori del normale orario di lavoro. Ad esempio, se il normale orario di lavoro è dalle 8:00 alle 17:00 e un dipendente lascia l'ufficio alle 15:00 e arriva alla sua camera d'albergo alle 22:00 per una chiamata di servizio durante la notte, è necessario decidere se l'impiegato codifica sette ore di viaggio orario, dalle 15:00 alle 22:00, o due ore di viaggio, dalle 15:00 alle 17:00, per quel giorno. Quando il tecnico completa la chiamata di servizio, legge in modo simile il tempo di viaggio nella posizione successiva, sia che viaggi a casa o in un'altra sede.
Pagare i dipendenti per il tempo di viaggio
La legge federale richiede di pagare i dipendenti per il tempo in cui sono al lavoro e per il tempo in cui viaggiano durante il normale orario lavorativo. Le ore di lavoro settimanali standard vengono utilizzate per i viaggi di sabato e domenica. Se un tecnico si reca presso il sito di un cliente dopo il normale orario di lavoro, non sei obbligato a pagare il tecnico per il tempo di viaggio ai sensi della Fair Labor Standards Act. Se il tecnico lavora dopo aver riparato il problema del cliente, devi pagare il tecnico per il tempo in cui ha lavorato. Se viaggia durante il normale orario di lavoro, è necessario pagare il tecnico per il tempo di viaggio. Le normali leggi sugli straordinari si applicano a tutte le ore per le quali viene pagato un dipendente.
Tasso di fatturazione del tempo di viaggio
Fintanto che i dipendenti codificano il loro tempo di viaggio, puoi scegliere di fatturarlo o di cancellarlo. Se si decide di fatturare per il tempo di viaggio, è necessario assegnare una tariffa di fatturazione al tempo di viaggio. Se i dipendenti registrano il tempo di viaggio al di fuori del normale orario lavorativo, è possibile scegliere di fatturare al tasso di fatturazione standard durante il normale orario lavorativo, poiché un dipendente non può lavorare su una chiamata di servizio per un altro cliente durante il viaggio. Potresti anche decidere di fatturare il tempo di viaggio al di fuori del normale orario lavorativo a un tasso ridotto, ad esempio metà o un terzo della tariffa normale.
Maggiore frequenza sul posto
Se non si desidera fatturare separatamente per il tempo di viaggio, un'alternativa consiste nel creare due diverse tariffe per il lavoro fuori sede e il lavoro in loco. Esegui un'analisi per calcolare le ore o i costi medi di viaggio per una chiamata di servizio e creare una tariffa in loco aggiungendo la tariffa standard più il costo medio. Puoi anche avere una tariffa che varia in base alla distanza tra il tuo ufficio e la struttura del cliente.
Analisi del concorrente / settore
Prima di implementare una politica per recuperare il tempo di viaggio, scopri come i tuoi concorrenti fatturano il tempo di viaggio. Anche se non dovresti mai adottare una politica per imitare un concorrente, se tutti i tuoi concorrenti gestiscono il tempo di viaggio nello stesso modo, potrebbe esserci una pratica standard non scritta che dovresti seguire. Se si decide di fatturare il tempo di viaggio in modo diverso rispetto ai concorrenti, è utile essere consapevoli di ciò in modo da poter spiegare la differenza di politica a un cliente che potrebbe confrontare un'offerta che hai fatto a un'offerta di uno dei tuoi concorrenti.