5 passaggi in un piano di comunicazione di progetto in Project Management
Le comunicazioni di progetto sono uno sforzo coordinato di tutti i membri del team, dal project manager responsabile del messaggio generale e di come viene consegnato, ai singoli membri del team che contribuiscono al processo. I piani di comunicazione del progetto seguono le domande di base su chi riceverà informazioni, quali informazioni devono essere comunicate, come saranno diffuse le informazioni e con quale frequenza, e infine chi sarà il responsabile del progetto a fornire le informazioni.
Pubblico
Il team di progetto deve identificare tutti i segmenti di pubblico che riceveranno comunicazioni. In una grande azienda, le comunicazioni del progetto di tecnologia dell'informazione fornite ai team tecnici e di sviluppo variano ampiamente dalle informazioni fornite agli alti dirigenti, al middle management o al personale amministrativo. Altri esempi di vari tipi di pubblico all'interno di una grande organizzazione saranno nominati dal personale per condurre test degli utenti finali o scrivere documentazione per l'utente finale.
Esigenze di informazione
Se le comunicazioni sono distribuite solo a team tecnici o funzionali o si rivolgono a un pubblico più ampio, ogni messaggio consegnato dovrebbe essere preparato per un pubblico di destinazione specifico. Se esistono un certo numero di segmenti di pubblico diversi con esigenze diverse, il contenuto di ciascun messaggio dovrebbe anche essere modificato per i destinatari previsti. Un esempio nella tecnologia dell'informazione sarebbe la comunicazione di specifiche tecniche che verrebbero fornite agli sviluppatori. Queste stesse informazioni non sarebbero state fornite a tutti i tester dei sistemi degli utenti finali, ma solo ai responsabili della documentazione.
Media
Anche se le comunicazioni elettroniche come l'e-mail possono essere il mezzo di comunicazione più efficiente, non è sempre la più efficace nelle comunicazioni di informazioni sui progetti o per fornire formazione. Il team di progetto dovrebbe anche prendere in considerazione newsletter, feed video o webinar. Le presentazioni di gruppo e le riunioni del municipio per fornire sessioni di domande e risposte possono anche essere fornite per comunicare gli obiettivi del progetto, la formazione degli utenti oi risultati del progetto.
sincronizzazione
Le comunicazioni per qualsiasi progetto dovrebbero iniziare nelle fasi di pianificazione. Anche se le fasi iniziali della comunicazione non saranno così solide come quelle prossime alla fine di un progetto, il passaggio iniziale della trasmissione delle modifiche pianificate a qualsiasi infrastruttura o processo è fondamentale per ricevere il buy-in da tutte le parti. Il flusso di informazioni dovrebbe essere gestito dal team di progetto in coordinamento con i dirigenti di un'organizzazione. Questo coordinamento consiste nel definire quali informazioni devono essere fornite in vari punti durante la progressione del progetto.
responsabilità
Il team di progetto può essere responsabile di tutte le comunicazioni di progetto o di un'unità di comunicazione aziendale che potrebbe essere chiamata a fornire assistenza. Tuttavia, per gestire le comunicazioni, è necessario assegnare compiti di comunicazione specifici a partire dalla fase di pianificazione di un progetto. Sebbene i ruoli possano cambiare durante la vita di un progetto, un piano per la delega dei doveri di comunicazione deve essere predisposto in anticipo.