Quali sono le forme accettabili di pagamento per il libro paga?
Ai sensi della Fair Labor Standards Act, un datore di lavoro di piccole imprese può pagare gli stipendi in contanti o uno strumento negoziabile pagabile su richiesta, come assegno o deposito diretto. Il dipartimento del lavoro statale gestisce le leggi dello stato salariale e delle ore, che includono forme accettabili di pagamento per il libro paga. La legge statale potrebbe essere più specifica della legge federale e potrebbe includere l'opzione di pagare con carta di debito.
Dai un'occhiata
Se paghi i tuoi dipendenti tramite assegno, il pagamento deve essere disponibile su richiesta. Se il pagamento viene rifiutato e il motivo può essere attribuito a te, il dipendente non è stato pagato. Ad esempio, ciò potrebbe accadere se non si dispone di fondi sufficienti nel conto bancario della propria azienda. Anche se hai dato l'assegno al dipendente entro il giorno di paga, se il pagamento è rifiutato, tecnicamente, non è stata pagata. Puoi scrivere gli stipendi a mano; tuttavia, per un aspetto professionale, utilizzare il software del libro paga per generarli.
Deposito diretto
Ai sensi della legge federale, è possibile pagare tramite deposito diretto, a condizione che offra ai dipendenti la possibilità di ricevere il pagamento tramite assegno o contanti. È inoltre necessario consentire ai dipendenti di scegliere le proprie istituzioni finanziarie se scelgono il deposito diretto. A livello statale, le leggi sul deposito diretto sono altamente specifiche. Lo stato potrebbe dire che devi ottenere il consenso scritto di un dipendente per pagarla tramite deposito diretto. Potrebbe avere leggi specifiche in merito alla possibilità di rendere obbligatorio il deposito diretto. Inoltre, potrebbe essere necessario offrire pagamenti alternativi, come contanti, assegni o carte di debito pagate, se un dipendente non desidera un deposito diretto o non dispone di un conto bancario. Per abilitare il deposito diretto, è necessario utilizzare il software del libro paga, che genera stub di pagamento diretto.
considerazioni
Uno strumento di pagamento scritto include altre forme di pagamento scritto oltre al controllo, come assegno circolare o vaglia postale. Lo stato potrebbe consentire di utilizzare altre forme di pagamento oltre ai metodi imposti dallo stato, a condizione che il dipendente dia il proprio consenso scritto.
Contanti
Il contante è una forma di pagamento accettabile, ma è necessario prestare attenzione quando lo si utilizza. Gli strumenti di pagamento scritti lasciano una traccia cartacea automatica, ma i contanti no. È necessario generare il proprio percorso cartaceo per dimostrare di aver pagato un dipendente in contanti. Prepara una dichiarazione scritta ogni volta che la paghi. Fai firmare la dichiarazione per confermare la ricevuta e fare una copia per il tuo record. Assicurati di seguire le leggi fiscali applicabili ad altre forme di pagamento. Ciò include il trattenimento delle imposte federali e statali dai pagamenti in contanti e la loro presentazione al governo, oltre al versamento di W-2 annuali ai dipendenti pagati in contanti.
Carta di debito
Le carte prepagate consentono ai dipendenti di effettuare acquisti presso i rivenditori e ottenere denaro contante presso gli sportelli automatici, fino al loro ammontare di stipendio. Sono un modo conveniente per i dipendenti che non dispongono di conti bancari per accedere alla retribuzione da portare a casa. A seconda della compagnia di terze parti, i dipendenti possono avere la possibilità di ottenere la loro retribuzione senza alcun costo, oppure potrebbero dover pagare alcune spese di prelievo. Il programma potrebbe essere gratuito per i datori di lavoro. Se puoi pagare i tuoi dipendenti con una carta di debito dipende dalla legge dello stato. Ad esempio, in Texas, è possibile pagare con carta di debito se il dipendente è d'accordo per iscritto. Fate attenzione, tuttavia, alle carte di pagamento che comportano una commissione ogni volta che il dipendente la utilizza. Tali detrazioni potrebbero causare problemi secondo la legge dello stato.