Procedure ISO per l'auditing di un reparto acquisti

L'ISO, conosciuta come l'Organizzazione internazionale per la standardizzazione negli Stati Uniti, è la più grande organizzazione non governativa del mondo che sviluppa e pubblica standard internazionali per le pratiche commerciali. Il suo nome non è un acronimo, ma deriva dalla parola greca "isos", che significa "uguale", quindi il nome dell'organizzazione è lo stesso in tutto il mondo. L'ISO ha più di 19.000 standard internazionali che regolano attività come l'agricoltura, l'edilizia, l'ingegneria, la produzione e le pratiche di gestione. Alcuni requisiti ISO riguardano i reparti acquisti.

Audit Scope

Un controllo è un confronto tra condizioni reali e condizioni previste. Gli audit vengono eseguiti al fine di giungere a un "accertamento" sul fatto che un'entità sia conforme ai suoi regolamenti, politiche e procedure. L'ISO non stabilisce procedure specifiche per le società di acquisto per le aziende, ma richiede solo che le società definiscano i loro processi di acquisto, stabiliscano chi è autorizzato ad approvare gli acquisti, assicurano che le procedure aziendali siano adeguatamente controllate e che tali procedure siano implementate.

Struttura di controllo

Gli audit possono essere eseguiti in tre modi: prima parte, seconda parte e terza parte. Un audit di prima parte è un'autovalutazione eseguita dall'azienda e nota come "dichiarazione di conformità del fornitore". Le revisioni secondarie vengono eseguite dal cliente dell'azienda, ovvero quando un'azienda consente al cliente di fare una valutazione di come l'azienda sta eseguendo rispetto alle normative ISO. Gli audit di terze parti sono eseguiti da revisori indipendenti certificati sul campo. La stessa ISO non esegue audit o rilascia certificati di conformità. Questo viene fatto da entità di certificazione indipendenti. Sebbene queste entità non siano sotto il controllo dell'ISO, l'ISO fornisce i requisiti di revisione ai sensi della norma ISO / IEC 17021: 2011.

Requisiti ISO

L'ISO ha determinati requisiti che riguardano i reparti acquisti, come richiedere alla società di mantenere il controllo su qualsiasi esternalizzazione del processo di acquisto, che i prodotti acquistati siano conformi ai requisiti di acquisto specificati e che le informazioni di acquisto descrivano adeguatamente il prodotto acquistato. I reparti acquisti in genere dispongono di politiche dettagliate e procedure per ciò che fanno e come lo fanno. Tuttavia, alcuni tipi di funzioni di acquisto sono spesso gestiti da altri dipartimenti che hanno sviluppato le proprie politiche e pratiche dipartimentali. Anche se non c'è nulla di sbagliato in questo, c'è il pericolo che il reparto acquisti perda il controllo sugli acquisti avviati da altri reparti o che gli altri reparti non siano a conoscenza delle regole e dei requisiti stabiliti dal reparto acquisti. La selezione dei fornitori approvati e il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori, ad esempio, dovrebbero essere coerenti tra i vari reparti. Un controllo può scoprire questo tipo di informazioni.

Cosa aspettarsi

I revisori esamineranno le politiche e le procedure di una società, esamineranno i documenti di acquisto e porranno domande al personale sia all'interno del reparto acquisti che in altri reparti dell'azienda in cui vengono prese le decisioni di acquisto. Richiedono spesso un elenco di articoli acquistati che non vengono incanalati attraverso il reparto acquisti. Anche se gli acquisti non vengono effettuati tramite il reparto acquisti, la società è comunque responsabile di garantire che i fornitori siano qualificati e adeguatamente monitorati e che gli articoli acquistati soddisfino i requisiti ISO.

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