L'importanza di identificare le parti interessate in un progetto

I progetti sono molto spesso un processo partecipativo in cui diversi livelli di partecipazione giocano un ruolo nel raggiungimento di un esito positivo del progetto. I requisiti di partecipazione, tuttavia, non sono gli stessi per tutti gli utenti associati al progetto. Invece, le aspettative di partecipazione dipendono dal grado di coinvolgimento diretto o indiretto di un partecipante al progetto. Per questo motivo, è fondamentale completare con successo il progetto per identificare con precisione gli stakeholder del progetto, stabilire le aspettative di partecipazione e comunicare di conseguenza.

Identificazione delle parti interessate

Un partecipante al progetto è un individuo, un dipartimento o un'organizzazione che può essere influenzata dai risultati di un progetto o avere un effetto sul modo in cui il progetto viene realizzato. Ci sono tre categorie principali o livelli di interesse o coinvolgimento delle parti interessate. Il primo livello comprende le parti interessate che sono attivamente coinvolte nel progetto e il secondo livello comprende coloro i cui interessi sono influenzati dal lavoro svolto o dal risultato finale. Il terzo livello comprende individui, dipartimenti o organizzazioni che esercitano una certa influenza sul progetto o sui risultati del progetto.

Gestire le aspettative degli Stakeholder

L'identificazione delle parti interessate è importante non solo per determinare chi sono le parti interessate di un progetto, ma anche per determinare il modo migliore o i modi per gestire le loro aspettative. Ogni stakeholder, indipendentemente dal suo livello, vuole o si aspetta qualcosa dal progetto o dal suo risultato. Puoi usarlo a tuo vantaggio, ad esempio, durante una riunione di una proposta di progetto. Più approfondisci gli interessi degli stakeholder nella definizione degli obiettivi del progetto, dei metodi di lavoro, della pianificazione e della risoluzione dei problemi, maggiori sono le possibilità che hai di ottenere l'approvazione del tuo progetto.

Strumento di comunicazione

L'identificazione degli stakeholder consente comunicazioni chiare durante gli aggiornamenti periodici o le riunioni sullo stato di avanzamento del progetto. Sapere chi sono gli stakeholder e dove si inseriscono nelle fasi di sviluppo e implementazione del progetto è vitale per comprendere ed affrontare efficacemente le loro aspettative o preoccupazioni. Le comunicazioni diventano quindi una conversazione fiduciosa, a due facce, che ti mettono in una buona posizione per gestire in modo più efficace la relazione tra stakeholder e project manager.

Ottenere ciò di cui ha bisogno il progetto

Identificare e convertire le parti interessate che non sono attualmente attivamente coinvolte nel progetto può essere un modo per ottenere ulteriori finanziamenti o risorse che il progetto richiede. Contributi attivi possono anche venire sotto forma di difesa. Fare appello a ciò che uno stakeholder vuole o ha bisogno del progetto può essere particolarmente importante nella fase della proposta, in cui il supporto per il progetto è essenziale e nelle fasi iniziali di un progetto organizzato ed efficacemente in evoluzione.