Come gestire i sistemi di archiviazione per i progetti di costruzione
Un sistema di archiviazione ben sviluppato è un elemento cruciale della buona gestione del progetto di costruzione. Non solo il sistema di archiviazione deve tenere traccia delle responsabilità dei consulenti, degli appaltatori e dei fornitori, degli elementi da consegnare e delle scadenze, ma deve anche facilitare il recupero dei documenti da una varietà di luoghi. Per questo motivo, la maggior parte delle società di costruzione adotta un sistema standard di identificazione e codifica dei file - come lo standard MasterFormat di Construction Specifications Institute - o un sistema di archiviazione uniforme. Un sistema codificato semplifica la gestione dei file e facilita la comunicazione tra le parti interessate.
Stabilire un quadro
Un sistema di archiviazione dei progetti di costruzione richiede una metodologia, come la possibilità di organizzare i file per fonte o soggetto, un sistema di identificazione e un dipartimento designato o una persona responsabile della sua gestione. Molto spesso, la strategia è una che la società di costruzioni crea una sola volta e adotta come parte delle sue procedure operative standard. Una riunione di progetto, normalmente svolta prima dell'inizio del progetto di costruzione, comunica gli standard e le procedure per la gestione e il mantenimento dei file che trasferiscono tra l'ufficio e il sito di lavoro o tra l'appaltatore e i subappaltatori o consulenti di progetto nel corso del progetto.
Imposta l'ambito
Le procedure operative standard definiscono lo scopo della gestione dei file del progetto di costruzione. Per la maggior parte dei progetti, la gestione dei file inizia con la creazione di un binder di progetto di base nel momento in cui la società invia una proposta di offerta contrattuale. Un raccoglitore di base include in genere un'etichetta che identifica il titolo del progetto, il sito, l'anno e il numero del progetto e una fotocopia del sistema di identificazione del file da utilizzare come riferimento di indice. La gestione dei file termina assemblando i record di sviluppo del progetto e di costruzione in un file di cronologia del progetto permanente quando la società di costruzioni riceve un pagamento finale.
Processo di gestione dei file
L'obiettivo di una buona gestione dei file è gestire il tempo e le informazioni in modo efficiente. Un legante sezionato nelle principali categorie di progetti secondo il sistema di identificazione dei file è un must. Le schede dell'indice colorate indicano le principali categorie e sezioni, quali acquisizione del sito, pianificazione, offerta di prequalificazione, offerta, costruzione, ispezione, contratti, contabilità di garanzia e legale. Aspettati che un singolo raccoglitore si espanda in più raccoglitori man mano che il progetto avanza. Sebbene la maggior parte dei documenti del progetto sia archiviata nel raccoglitore, deve essere stabilita una posizione centrale e comune per articoli come i progetti troppo grandi per adattarsi.
Mantenimento della sicurezza
Una buona gestione dei file include anche la sicurezza delle informazioni. Ad esempio, a meno che non sia assolutamente necessario, non consentire ai documenti originali di lasciare i locali. Utilizzare le procedure di check-out e check-in dei documenti per garantire che quando i documenti originali escono fuori sede, come quando si viaggia tra l'ufficio e il luogo di lavoro, il personale di gestione dei file sappia chi ha i documenti e perché e dove sono i documenti andando. Archiviare i file del progetto di costruzione in un luogo sicuro e limitare l'accesso ai file alle persone coinvolte nel progetto che hanno necessità di sapere.