Come creare cartelle e-mail per persone specifiche in Outlook

Per impostazione predefinita, qualsiasi e-mail ricevuta tramite Microsoft Outlook andrà automaticamente nella tua casella di posta principale. È spesso utile, tuttavia, organizzare i messaggi in cartelle in base a chi li ha inviati. È possibile farlo per evidenziare automaticamente le e-mail di un fornitore o cliente importante o per separare le e-mail da una mailing list. Qualunque sia la ragione, puoi facilmente creare una regola in Outlook per inserire automaticamente determinate email in determinate cartelle.

Crea una cartella in Outlook

Outlook ti consente di creare cartelle per organizzare le tue email come meglio credi. Queste sono in aggiunta alle cartelle predefinite come la cartella Posta in arrivo, Posta in uscita, Cartella inviata e Bozze.

Per aggiungere una cartella, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco di cartelle e fai clic su "Aggiungi cartella". Digita un nome per la cartella e premi Invio.

È possibile trascinare i messaggi tra le cartelle per organizzarli a mano o impostare le regole del filtro di Outlook per inviarli alla cartella che si desidera in base alle varie caratteristiche.

Configurare le regole di posta elettronica di Outlook

È possibile creare una regola in Outlook per specificare come viene elaborato un determinato gruppo di e-mail.

Per farlo, fai clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio con le caratteristiche a cui sei interessato, quindi fai clic su "Regole". Ti verrà chiesto se desideri creare una regola in base a chi ha inviato e ricevuto l'e-mail. Se lo fai, fai clic su quell'opzione. Per visualizzare più opzioni, ad esempio regole basate sul dominio, ad esempio example.com, che hanno inviato la posta o il contenuto della riga dell'oggetto, fai clic su "Crea regola".

Quindi, ti verrà chiesto cosa vuoi che Outlook faccia con le e-mail che corrispondono alle regole. Fare clic sulla casella "Sposta oggetto nella cartella " e selezionare una cartella se si desidera inserire e-mail corrispondenti a quella serie di regole in una determinata cartella. Fai clic su "OK" per salvare la regola.

Ti verrà chiesto se desideri eseguire la regola sui messaggi già ricevuti. Se lo fai, fai clic su "OK".

Esegui regole su posta esistente

Se desideri eseguire una regola sui messaggi esistenti dopo averla creata, Outlook ti consente di farlo. Innanzitutto, fai clic sulla "scheda File". Fai clic su "Gestisci regole e avvisi " e in "Regole e-mail", fai clic su "Esegui regole ora".

Seleziona la casella accanto a ciascuna regola che desideri applicare. Scegli le cartelle a cui vuoi applicare le regole con il selettore "Esegui nella cartella" . In " Applica regole a", scegli se applicare le regole a tutti i messaggi o solo a messaggi letti o non letti. Fai clic su "Esegui ora" per eseguire la regola.

Elimina una regola esistente

Puoi cambiare idea su una delle regole del tuo filtro email. Se ciò accade, puoi eliminarlo.

Fare clic sulla scheda "File" e quindi fare clic su "Gestisci regole e avvisi". In "Regole e-mail", scegli la regola che desideri eliminare. Fai clic sul pulsante "Elimina". Quando richiesto, fare clic su "OK" per confermare l'eliminazione della regola.

La posta esistente che è già stata elaborata dalla regola non verrà modificata.

Prova le tue regole di posta elettronica

È consigliabile testare una regola di posta elettronica una volta creata per assicurarsi che funzioni correttamente. È possibile farlo applicando la regola ai messaggi esistenti quando viene richiesto di farlo o aspettando un messaggio di posta elettronica corrispondente alla regola da arrivare.

Se la regola si applica a chi sta inviando un messaggio, puoi aspettare che quella persona ti invii un messaggio o, se si tratta di un collega o di un amico, chiedi loro di inviarti un messaggio di prova. Controlla se il messaggio è indirizzato alla cartella speciale o alla tua casella di posta ordinaria. Se il messaggio non va nel posto giusto, prova a rimuovere la regola e prova a crearla di nuovo.