Come conservare un registro di incassi e pagamenti

Le entrate e i pagamenti sono voci di pane e burro che alimentano il resto del sistema contabile. Il documento cartaceo che inizia con queste riviste e documenti di supporto è riassunto in altri fogli, come ad esempio le dichiarazioni di flusso di cassa e il libro mastro generale. Molte aziende gestiscono le ricevute di cassa e i pagamenti in contanti su fogli di lavoro separati, ma li puoi fare insieme in una ricevuta di cassa e in una tabella dei pagamenti. Questo diario descrive i contanti, gli assegni ei pagamenti elettronici che hai preso e pagato durante periodi di tempo specificatamente definiti nel corso dell'anno. Le piccole imprese, dove il proprietario spesso fa la contabilità, possono trarre vantaggio dalla tenuta di registri elettronici, anche se alcuni preferiscono farlo con una rivista fisica.

1.

Scegli uno strumento di contabilità. È possibile utilizzare uno di una varietà di programmi di contabilità elettronica o è possibile mantenere i libri in libri di giornale o diari fisici. A seconda della complessità o della semplicità della tua attività, del tuo livello di comfort con addizione e sottrazione e delle tue preferenze personali, o va bene per la maggior parte delle piccole imprese. I programmi per computer, come Peachtree e Quickbooks, eseguono tutti i calcoli per te e trasferiscono le voci o i totali pertinenti ad altri fogli di lavoro che conservi per i tuoi record aziendali. In un libro fisico, fai i tuoi calcoli e inserisci manualmente i totali riepilogati negli altri fogli di calcolo che utilizzi.

2.

Identifica i sotto-account e usali come intestazioni di colonna per organizzare le informazioni. Mentre si attraversa un foglio di calcolo nella parte superiore della pagina, i diversi tipi di ricevute e pagamenti sono etichettati come intestazioni di colonna, solitamente organizzati per tipo. Questi sono i tuoi sotto-account. Gli account secondari consentono di identificare informazioni sui diversi tipi di vendite e acquisti. Le divisioni di sottoconto possono includere vendite al banco, incassi dai conti dei clienti e vendite in contanti di attività sul lato incassi. Per quanto riguarda i pagamenti, le voci potrebbero includere conti da pagare, acquisti di merci e costi operativi. In gran parte, il modo in cui organizzi le tue informazioni è individuale per la tua attività. Fintanto che fornisce a te e all'Internal Revenue Service le informazioni necessarie, puoi organizzarti come meglio credi.

3.

Finalizza intestazioni di colonna. Oltre ai sotto-account, se ce ne sono, sono necessarie colonne per le date delle transazioni e colonne separate per i crediti - denaro in - e debiti - denaro. Al momento di decidere le intestazioni delle colonne, assicurati di includere una colonna di "descrizione" in cui puoi inserire qualsiasi tipo di informazione che ti aiuti a identificare l'oggetto coperto, o termini particolari in base ai quali è stato effettuato o ricevuto il pagamento. Perlomeno, ogni voce includerà la data, chi è il pagamento da o verso, a cosa serve, se è stato tramite assegno, contanti o altra forma di pagamento e l'importo del pagamento o della ricevuta.

4.

Inserisci le transazioni correttamente e coerentemente. Ogni transazione inserita deve includere informazioni sufficienti per identificare il tipo di transazione e individuare i documenti che supportano la voce. Transazioni di tipi simili dovrebbero contenere tutti gli stessi tipi di informazioni. Dovresti essere in grado di eseguire la scansione del foglio di calcolo e riconoscere immediatamente, ad esempio, se una voce è un pagamento o una ricevuta e se è stata effettuata una vendita per un articolo o un servizio.

5.

Conserva tutte le ricevute e i voucher. La traccia cartacea che crei tenendo i libri deve essere completa e tracciabile dal riepilogo di fine anno e dalla dichiarazione dei redditi fino alla documentazione originale delle singole transazioni. Utilizzare cartelle o buste per conservare documenti cartacei originali, come ricevute di vendita e di acquisto e buoni in contanti. Cerca di tenerli in ordine per data. Se si dispone di molte transazioni, è consigliabile organizzarle in pacchetti settimanali o mensili, tagliati o spillati insieme ed etichettati in base al periodo di tempo.

6.

Mantieni aggiornati i tuoi libri. Sarai più felice con i tuoi risultati se aggiorni i tuoi libri frequentemente, ogni giorno, se possibile. In questo modo, sai sempre dove ti trovi e non devi passare il venerdì sera o la domenica mattina a inserire tutte le tue transazioni per l'intera settimana - o ancora più noioso, per il mese.

Cose necessarie

  • Programma di contabilità
  • Libro mastro
  • Calcolatrice

Mancia

  • Sommate i vostri debiti totali e crediti settimanali o mensili per ottenere un feeling da ballpark per il vostro flusso di cassa. Colonne singole totali per tenere traccia di ciò che certi tipi di spesa stanno costando o utilizzare i totali per identificare le aree di vendita più forti e più deboli.

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