Come indagare su una perdita di disonestà dei dipendenti

La disonestà dei dipendenti è un vero shock, in particolare quando si investe tempo e denaro nel fornire supporto e orientamento durante il rapporto di lavoro. Il tradimento può essere devastante sia personalmente che nel contesto dei beni aziendali. Quando le accuse di disonestà dei dipendenti emergono, prendi provvedimenti immediati per determinare la veridicità delle richieste e l'entità delle perdite che l'azienda potrebbe subire. Tuttavia, non arrivare a conclusioni premature fino al completamento di un'indagine sul posto di lavoro.

1.

Ottenere una copia del file del personale del dipendente e rivedere i risultati di eventuali indagini preliminari sull'occupazione. Contatta il fornitore di controllo in background utilizzato dalla tua azienda e assicurati di condurre un'indagine completa al momento del noleggio. Esaminare il report per informazioni pertinenti che potrebbero essere state trascurate in precedenza.

2.

Raccogliere informazioni dai registri di lavoro del dipendente, come rapporti contabili o di inventario, e rivedere la velocità di produzione del dipendente o altra documentazione relativa alle sue mansioni e compiti lavorativi. Informarsi con il supervisore o il manager del dipendente in merito a attività sospette o comportamento, inclusa la presenza. Ad esempio, se si sospetta un dipendente di appropriazione indebita di fondi aziendali, controllare i record aziendali pertinenti immediatamente prima e dopo le sue assenze o periodi di ferie. Confrontare i record di presenze dei dipendenti con le date in cui è presente un'attività finanziaria sospetta per cercare una correlazione.

3.

Contattare l'avvocato della società per fornire avviso di possibile comportamento scorretto dei dipendenti. Prendi nota dei consigli forniti dal tuo consulente legale per condurre un'indagine interna. Informare le forze dell'ordine se le accuse riguardano attività criminali, sostanze illegali o altre questioni che dovrebbero essere trattate dalle autorità.

4.

Evoca il dipendente nel tuo ufficio con un membro del management presente. Spiega la natura della tua indagine e prendi la dichiarazione ufficiale del dipendente. Astenersi dal fare dichiarazioni accusatorie che potrebbero essere interpretate erroneamente e successivamente utilizzate contro di voi o la società. Ad esempio, evita dichiarazioni come "Hai rubato denaro dal cassetto dei contanti" o "Se dici la verità sulla merce che hai gestito, non ti perseguiremo". Trascrivi la dichiarazione del dipendente e richiedi a lei di firmare e datare il documento originale. Fornitela con una copia della sua dichiarazione firmata.

5.

Informare il dipendente delle politiche sul posto di lavoro che si applicano alla disonestà, al furto e al comportamento scorretto. Fornitegli una copia del manuale e delle politiche scritte che ha firmato e riconosciuto durante l'orientamento sulle politiche del posto di lavoro. Ricorda al dipendente che l'indagine sarà un esame completo, completo ed equo delle sue registrazioni, del prodotto del lavoro e delle dichiarazioni dei testimoni.

6.

Considera di mettere il dipendente in sospensione fino a quando non completi l'indagine. La rimozione del dipendente dai locali consente di completare l'indagine senza interferenze da parte del dipendente. Per evitare azioni punitive eccessive, sospendi il dipendente con paga fino a quando non completi la tua indagine. Una sospensione può anche rivelare se è possibile collegare perdite di fondi aziendali o di merci alla presenza del dipendente. Ad esempio, se scopri attività sospette che continuano durante la sospensione del dipendente, puoi indagare sul dipendente sbagliato o potresti essere in grado di restringere la tua indagine a un'attività specifica che si verifica a causa di un altro dipendente che maneggia le risorse aziendali.

7.

Incontro con i singoli dipendenti che potrebbero essere testimoni. Ad esempio, se il dipendente sospettato di disonestà lavora nel reparto contabilità, intervista altri impiegati del dipartimento che sono responsabili per i doveri successivi che possono rivelare perdite o mancanza di controlli e saldi.

8.

Condurre riconciliazioni di fonti di finanziamento e merci; ricontrollare la riconciliazione con l'assistenza del manager che ha partecipato alla riunione dei dipendenti. Rivedere la sorveglianza disponibile o il video a circuito chiuso per osservare il comportamento dei dipendenti. Chiedi sempre a un altro membro del management di verificare i tuoi metodi investigativi per assicurarti che i tuoi calcoli siano accurati.

9.

Scrivi una sintesi della tua indagine, inclusa la dichiarazione del dipendente, le dichiarazioni dei testimoni e la documentazione generata durante il corso delle indagini sulle accuse. Fornisci una copia delle tue note investigative e sommario al tuo consulente legale e procedi con le raccomandazioni del tuo avvocato per il ripristino, l'ulteriore sospensione o la risoluzione.