Come installare un sistema di informazioni e controllo di gestione

L'installazione di un sistema di controllo di gestione di successo in una piccola azienda richiede la pianificazione e il coinvolgimento dei dirigenti e dei dipendenti interessati. Quando i manager hanno i dati finanziari, di produzione, di vendita e di personale di cui hanno bisogno, il processo decisionale della tua azienda migliorerà. È possibile semplificare la transizione da un sistema informale a un sistema di controllo e informazioni efficiente ed efficace seguendo un processo in quattro fasi.

Revisione

Forma una squadra, rappresentante dei dipartimenti e delle attività della tua azienda, per esaminare i record passati e attuali e altri requisiti di informazione. Qualsiasi membro del personale specificamente incaricato di gestire i record per gli altri dovrebbe far parte del team. La recensione dovrebbe includere le categorie di record che la tua azienda potrebbe produrre in futuro. Identifica le procedure seguite dalla tua attività per classificare, archiviare e recuperare i record. Determina come archiviare i record quando non sono più in uso e per quanto tempo sono conservati. Includi documenti cartacei e digitali. Esamina come viene creata ogni categoria di record, come i record attraversano le varie fasi e chi ha accesso ad essi in ogni fase.

Piano

Sviluppa un piano operativo dettagliato che descriva i tipi di record che intendi collezionare. Ad esempio, alcune aziende conservano i registri telefonici e un registro di tutta la posta ricevuta. Responsabili delle interviste che si aspettano di utilizzare i dati raccolti per determinare ciò che considerano informazioni importanti. Utilizzando le informazioni della recensione, sviluppa un elenco di categorie. Assicurati che le categorie non si sovrappongano. Descrivi come i dati vengono raccolti, elaborati, protetti da hacking o furto e archiviati. Indicare il personale, le attrezzature e le forniture richieste dal sistema. Preparare un budget dettagliato e una pianificazione per l'installazione del sistema. Ottieni le approvazioni richieste per il tuo piano e budget.

Strumento

Condurre un programma di allenamento. Attenua la transizione utilizzando il tempo di allenamento per andare oltre le nuove procedure. Il personale che raccoglie, categorizza e recupera documenti cartacei per gli altri, i loro supervisori e i manager necessitano di una formazione più intensa. Potrebbe essere necessario, se non è disponibile personale, assumere un aiuto esperto nella progettazione del software necessario per presentare le informazioni in formati adatti ai processi decisionali della direzione. Avviare un piano per il backup di tutti i record digitali a intervalli frequenti e regolari e per la scansione di documenti cartacei critici per l'archiviazione elettronica.

Valutare

Utilizzare i membri del team per assistere l'utente nel monitoraggio del sistema per le modifiche che risolvono i problemi e rendono più semplice ed efficiente l'utilizzo. Prestare frequentemente attenzione all'uso dei gestori del sistema e ai dipendenti responsabili dei dati.