Come importare più fogli di calcolo in accesso

Microsoft Access supporta l'importazione diretta dei dati del foglio di calcolo da file creati in Microsoft Excel o salvati come file XLS o XLSX in un'altra applicazione in grado di creare documenti compatibili con Excel. Puoi creare un database direttamente dal tuo foglio di lavoro, girando le intestazioni di colonna con le quali hai identificato il contenuto dei tuoi dati nei nomi dei campi nella tabella di accesso. Se hai creato più fogli di lavoro che contengono le stesse colonne di dati, puoi combinare i loro contenuti in un unico file di Access ripetendo il processo di importazione dei dati con ogni singolo foglio di lavoro.

1.

Passare alla scheda "Dati esterni" in Access e individuare il gruppo "Importa e collega". Clicca sull'opzione "Excel". Viene visualizzata la finestra di dialogo "Ottieni dati esterni - Foglio di calcolo Excel".

2.

Fare clic sul pulsante "Sfoglia" e utilizzare la finestra di dialogo "Apri file" per individuare il primo file Excel che si desidera importare. Fare clic sul pulsante "Apri" per tornare alla finestra di dialogo "Ottieni dati esterni".

3.

Seleziona il primo pulsante di opzione nell'insieme di tre opzioni per impostare la modalità di utilizzo dei dati di Excel. Questa opzione crea una nuova tabella nel database corrente. Fare clic sul pulsante "OK" per continuare con la procedura guidata Importa foglio di calcolo.

4.

Fai clic sul pulsante "Mostra fogli di lavoro" e identifica il foglio di lavoro che desideri utilizzare. Se il tuo foglio di calcolo contiene solo un foglio di lavoro, la tua scelta è semplice. Se contiene più di uno, fare attenzione a selezionare la scelta corretta. Esaminare i dati di esempio nella parte inferiore della procedura guidata per verificare di aver scelto il foglio di lavoro corretto e che la prima riga dei dati sia costituita da intestazioni di colonna. Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.

5.

Fare clic sulla casella di controllo "Intestazioni di colonna della prima riga" per indicare a Access di utilizzare queste etichette di colonna come nomi di campi. Puoi vedere i nomi dei campi proposti nei dati di esempio nella parte inferiore della procedura guidata. Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.

6.

Fare clic sulla prima colonna dei dati e utilizzare le "Opzioni campo" sopra i dati di esempio per fornire informazioni sui dati. Utilizzare la casella "Nome campo" per sovrascrivere l'intestazione della colonna come nome del campo. Imposta il menu a discesa "Tipo di dati" su "Testo", "Memo", "Numero", "Dati", "Ora", "Valuta", "Sì / No" o "Collegamento ipertestuale", a seconda del contenuto della colonna . Utilizzare la casella di controllo "Non importa campo (Salta)" per omettere una colonna. Utilizzare il menu a discesa "Indicizzato" per indicare se il contenuto del campo deve essere indicizzato. Fare clic sul pulsante "Avanti" per continuare.

7.

Definire una chiave primaria per l'importazione dei dati. Per impostazione predefinita, Access aggiunge una chiave primaria che seleziona. Puoi ignorare la sua scelta o dirgli di non creare una chiave. Fai clic sul pulsante "Fine" per continuare.

8.

Rieseguire l'importazione guidata, questa volta scegliendo di aggiungere i dati alla nuova tabella e specificando il nome del file successivo che si desidera importare. Aggiungere i dati e avviare nuovamente la procedura guidata per il file successivo. Ripeti questa procedura fino a quando non avrai importato tutti i dati del foglio di lavoro.

Suggerimenti

• Verifica che i fogli di lavoro contengano tutti le intestazioni di colonna e che tutte le colonne corrispondenti utilizzino le stesse etichette di titolo. Standardizza i tuoi fogli di calcolo per facilitare l'importazione corretta dei dati in Access. Finché le colonne contengono gli stessi tipi di dati e utilizzano le stesse intestazioni di colonna, non è necessario che vengano visualizzate nello stesso ordine di colonne nei vari file Excel che si intende importare nel file di Access.
• Le celle unite posizionano i loro dati nel campo corrispondente alla prima colonna della struttura di dati uniti.
• L'accesso trasforma i valori di errore in null.

Avvertenze

• Limita l'importazione di file a non più di 255 colonne, che corrisponde al limite di 255 campi di tabella imposti da Access.
• Non è possibile saltare le colonne quando si importa in un database già esistente. Se uno dei file che desideri importare in Access contiene colonne che non ti servono, prima eliminale in Excel.