Come fare una riconciliazione degli inventari

Un aspetto importante per garantire il corretto svolgimento della propria azienda è confrontare periodicamente i registri di inventario scritti con gli effettivi supporti fisici sugli scaffali e nel magazzino. Se c'è una differenza tra il numero di articoli che i tuoi record indicano e lo stock effettivo, dovrai riconciliare tale differenza trovando la fonte dell'errore. Ciò contribuirà a migliorare la procedura di tracciamento dell'inventario e a prevenire il furto.

1.

Confronta i tuoi record di inventario scritti con l'inventario fisico reale. Contare di nuovo gli oggetti. Ricontrolla di non aver interpretato erroneamente il numero di magazzino nel record di inventario e che il tuo record di inventario scritto mostra la quantità di magazzino nell'unità di misura corretta. Assicurarsi che i prodotti non siano stati posizionati male sullo scaffale o stoccati in una posizione errata.

2.

Controlla gli errori nel tuo registro delle scorte. Gli errori matematici semplici possono aiutare a spiegare perché i prodotti sembrano essere mancanti o perché si dispone di più scorte di quanto i dati indicano che si dovrebbe. Se la partita fisica e la registrazione corrispondono dopo aver corretto un errore matematico, è possibile attribuire la discrepanza iniziale all'errore nel mantenimento dei registri e considerarlo risolto.

3.

Verifica la mancanza di documenti. Se ti mancano determinati articoli, assicurati che tutte le vendite siano state contabilizzate e archiviate nel sistema. Se il tuo magazzino è troppo alto, assicurati che tutte le fatture siano state contabilizzate e inserite.

4.

Interview i dipendenti con accesso al magazzino e coloro che lavorano nel piano di vendita per scoprire le possibili ragioni di eventuali scostamenti tra inventario registrato e inventario fisico.

5.

Modifica i record dell'inventario in modo che corrispondano al tuo conteggio fisico, anche se non sei stato in grado di spiegare la discrepanza. È importante avere una comprensione accurata di quante unità di stock hai a disposizione. Assicurati di dire al tuo contabile o contabile in merito alla modifica dei tuoi registri di inventario in modo che possa rispecchiarlo accuratamente nei tuoi rapporti finanziari.

Mancia

  • Se stai ancora registrando vendite su carta, valuta l'opportunità di investire in un sistema POS (point-of-sale) che tiene traccia delle vendite. Molti sistemi POS contengono anche software per il monitoraggio dell'inventario ricevuto. L'utilizzo del software POS può ridurre l'incidenza di errori umani e ridurre le discrepanze tra l'inventario fisico e i record.