Etichetta del destinatario della lettera d'affari

Una lettera commerciale ben scritta e ben formattata ti dà la possibilità di impressionare un potenziale cliente o un altro socio in affari. Le prime impressioni sono una parte importante dell'ottenere e mantenere i clienti. Non vuoi perdere un'opportunità perché hai sbagliato a digitare il nome di un cliente o non sai chi ti stai rivolgendo. È meglio sapere sempre a chi si sta scrivendo e per evitare di usare "A chi può interessare" nella tua lettera.

Nell'indirizzo

Tutte le lettere commerciali dovrebbero includere l'indirizzo del destinatario, chiamato l'indirizzo interno, vicino alla parte superiore. Digitare l'indirizzo di circa un pollice sotto la linea di data, sul lato sinistro della lettera. Includi il nome completo della persona, se lo conosci, così come il nome dell'azienda. Scrivi anche l'indirizzo completo, comprensivo di città, stato e codice postale. Se stai inviando la lettera ad un altro paese, includi il nome del paese sulla linea sotto la città. Digita il nome del paese utilizzando tutte le lettere maiuscole.

Titoli

Si dovrebbe quasi sempre usare un titolo quando si rivolge a una persona in una lettera commerciale. Ad esempio, quando digiti l'indirizzo interno, scrivi "Mrs Ann Smith" invece di "Ann Smith". L'eccezione a questo è se la persona ha le iniziali onorarie, come il dottorato. Se questo è il caso, è ridondante scrivere "Dr. Ann Smith, Ph.D." Usa l'uno o l'altro ma non entrambi. Se ti stai rivolgendo a una donna e non sei sicuro che sia sposata o meno, usa sempre "Ms." invece di "Miss" o Mrs. "Se una persona ha un nome androgino e non si è sicuri del genere, omettere di usare" Mr. "o" Ms. "e semplicemente digitare il nome completo della persona.

Destinatari multipli

Gestisci una lettera a più persone in due modi. Se stai scrivendo una lettera a un dipartimento, digita il nome del reparto come prima riga dell'indirizzo interno, quindi il nome dell'azienda e il resto dell'indirizzo. Sotto l'indirizzo, scrivi "Attenzione", seguito dal tuo contatto principale in quel dipartimento. Un'altra opzione è quella di indirizzare la lettera a una singola persona, quindi digitare "CC" alla fine della lettera, seguito dal nome completo e dall'indirizzo di qualsiasi altra persona che lo riceverà.

Saluto

A meno che non si abbia una relazione personale con il destinatario, utilizzare il titolo e il cognome della persona nel saluto. Se non sei sicuro del titolo, utilizza il nome completo, ad esempio "Gentile Lynn Smith". In una lettera commerciale, usa sempre i due punti dopo il saluto, anche se usi il nome della persona. Salva le virgole per le lettere personali. Se stai rivolgendo a più persone in un dipartimento, scrivi qualcosa come "Gentili Signore e Signori" o "Gentili Dottori" come saluto.