Budget e sistemi di spesa

Il sistema che utilizzi per creare il tuo budget ti consente di prevedere quanti soldi stai spendendo in specifiche aree di attività commerciale. Poiché le stime di budget non sono sempre accurate e poiché la situazione della tua azienda potrebbe cambiare tra il momento delle tue stime e il momento in cui incorrerai nelle spese, in molti casi le tue spese saranno diverse dai tuoi importi preventivati. Il sistema di controllo delle spese limita le differenze e richiede un'autorizzazione con una spiegazione dei motivi di grandi discrepanze.

Abbattimento dei costi

Mentre il tuo budget ha un totale complessivo, devi suddividere i costi in tipi e articoli separati per tenere traccia delle spese. Inizia creando categorie di costi come pubblicità, salari, benefit e produzione. Abbattere i costi ulteriormente al livello dei contratti per i principali fornitori e costi che hanno caratteristiche simili. Ad esempio, i costi pubblicitari potrebbero includere costi per annunci radiofonici, annunci pubblicitari e volantini e per la tua azienda di pubbliche relazioni. Se si utilizza il software per il budgeting, il sistema in genere include un framework in cui è possibile stabilire gruppi di costi e voci di costo. Se si utilizza un sistema cartaceo o un software generico come fogli di calcolo, è possibile stabilire autonomamente le voci di costo.

Preparazione del budget

Una volta stabiliti singoli elementi di costo per il budget, è possibile compilare le stime dei costi che costituiscono i totali. I numeri del precedente periodo di budget sono un punto di partenza per queste stime. Il tuo sistema budget ha record passati. Puoi verificare cosa è cambiato e regolare di conseguenza i numeri dei periodi passati. Per i nuovi elementi di budget che non hanno precedenti record, è possibile utilizzare importi per tipi simili di costi, importi standard da pubblicazioni del settore o prezzi ottenuti dai fornitori.

Rapporti sui costi

Per tenere traccia dei costi in modo efficace, il tuo sistema di spesa deve assemblare i rapporti sui costi che corrispondono ai tuoi elementi di budget. Il sistema budget in genere ha codici per categorie di costi e voci di costo. Ad esempio, la produzione potrebbe essere il codice 5000, mentre la manodopera è il codice 5100 e la manodopera della catena di montaggio è 5120. Imposta il tuo sistema di spesa per tenere traccia dei costi preventivati ​​con gli stessi codici. Ad esempio, ogni volta che vengono pagati i salari per il lavoro in linea di assemblaggio, il sistema di spesa raccoglie tutti i costi sotto il codice 5120.

Tracciamento dei costi effettivi

I controlli per garantire che si superino solo le spese a budget con autorizzazione speciale richiedono input sia dal budget che dai sistemi di spesa. Un metodo efficace per tenere traccia dei costi consiste nel creare colonne di costi preventivati ​​e effettivi e aggiornarli regolarmente. La colonna dei costi preventivati ​​rimane la stessa, mentre la colonna dei costi effettivi continua a cambiare. Due colonne aggiuntive nel sistema possono tracciare la percentuale del periodo di budget trascorso e la percentuale del budget speso. Mentre le colonne relative al budget e al costo effettivo ti danno i dollari, le colonne percentuali ti consentono di vedere a colpo d'occhio se hai un budget eccessivo.

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