Contabilità come sistema informativo

La contabilità è la lingua del business. I suoi processi usano i numeri per raccontare una storia su come la tua azienda guadagna e spende denaro. Un sistema di informazioni contabili fornisce la sintassi che consente di raccogliere, organizzare e interpretare in modo significativo le informazioni fornite dai numeri contabili. Ciò include i fogli di calcolo in cui inserisci i tuoi numeri e i sistemi aziendali che regolano il modo in cui il personale contabile e contabile svolge il proprio lavoro. Il tuo sistema di informazione contabile può essere sviluppato internamente o professionalmente. Le sue caratteristiche sono meno importanti del risultato: deve fornirti le informazioni di cui hai bisogno e organizzare i dati in modo onesto e accessibile.

Definizione del sistema contabile

Un sistema di contabilità è la raccolta di processi e protocolli utilizzati dalla tua azienda per raccogliere e organizzare le informazioni contabili. Comprende il tuo software di contabilità o fogli di lavoro scritti a mano, insieme al programma per l'inserimento delle transazioni e la divisione dei compiti contabili tra i membri dello staff. Il tuo sistema di contabilità è orientato alla generazione di rapporti come estratti conto profitti e perdite e bilanci, consentendo di tenere traccia delle prestazioni finanziarie della tua azienda nel tempo. Può anche includere resoconti personalizzati che riassumono altre informazioni rilevanti per la redditività della vostra azienda, come misure di efficienza o rapporti di vendita suddivisi per mostrare le prestazioni di ciascun venditore. Un sistema di contabilità di successo dovrebbe essere accurato, fedele ai fatti e relativamente facile da capire - almeno una volta che qualcuno ha avuto un po 'di formazione sui fondamenti.

Le funzioni di contabilità

Contabilità fornisce alla tua azienda cifre e rapporti che ti consentono di pagare le tasse e rispettare i regolamenti. Oltre ai libri paga e ai numeri di reddito che vanno a completare i moduli fiscali trimestrali e annuali, la tua azienda potrebbe dover fornire informazioni contabili ai membri del consiglio di amministrazione e agli stakeholder come gli investitori. Quando si richiede un prestito bancario, è inoltre necessario fornire informazioni contabili accurate e aggiornate.

Un sistema di informazione contabile fornisce anche un feedback sulle operazioni, consentendo di rendere la tua attività più redditizia. Le categorie sulla tua dichiarazione di profitti e perdite abbattono i tuoi guadagni e le tue spese per vedere dove stai spendendo e guadagnando di più. Confrontando queste cifre con le medie del settore e i rapporti della propria azienda degli anni precedenti, è possibile valutare i progressi e identificare le aree in cui è possibile migliorare.

I manager utilizzano le informazioni contabili per valutare il successo di diversi processi e programmi e per pianificare il futuro. I dati contabili passati sono un punto di partenza concreto per fare previsioni sui futuri modelli di vendita e spesa. Rapporti che mostrano una crescita delle vendite negativa o una perdita operativa complessiva possono spronarti a fare cambiamenti nelle operazioni per rendere la tua attività più efficiente e redditizia.

Sistemi di contabilità per computer e manuali

I sistemi informativi contabili possono essere informatizzati o manuali. QuickBooks è il programma di software di contabilità più utilizzato per le piccole imprese. Xero, Zoho e FreshBooks sono anche ampiamente usati e hanno caratteristiche particolarmente vantaggiose per le aziende più piccole. Questi sistemi hanno funzionalità incorporate per processi di contabilità aziendale comuni come il tracciamento di depositi bancari e prelievi e la creazione di report comuni come bilanci e dichiarazioni di reddito.

Puoi anche creare fogli di calcolo personalizzati su misura per le esigenze individuali della tua azienda, come ad esempio un sistema di gestione stipendi che calcola i bonus per un sistema di bonus idiosincratico. I sistemi informativi personalizzati sono anche utili per tenere traccia dei dettagli delle operazioni come il calcolo dei costi variabili per prodotti specifici o il riepilogo delle vendite di prodotti per ciascun cliente abituale.

Se si preferisce, è anche possibile utilizzare le informazioni di contabilità manuale in base a voci di libro mastro scritti a mano. Sebbene ci voglia più tempo per aggiungere colonne e generare report con un sistema manuale, le tue informazioni saranno sicure e non saranno vulnerabili a crash e glitch del computer.

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