7 passi per una società senza carta

In un'azienda senza carta, puoi sostituire file di schedari e pile di alberi morti con piante in vaso e spazio libero. La conversione di file esistenti in un formato elettronico li rende più facili da memorizzare, condividere e cercare. Con il giusto sistema di backup elettronico, un ufficio senza carta è anche al sicuro da file persi o danneggiati.

Ottieni il buy-in per i dipendenti

Se i tuoi dipendenti sono titubanti o resistenti al passaggio a un ufficio senza carta, non farai mai il cambio con successo. Inizia le discussioni in anticipo e spesso con il maggior numero possibile di dipendenti sulle alternative senza carta ai flussi di lavoro correnti. Identifica i membri dello staff che sono più interessati a passare alla carta senza carta e coinvolgerli in progetti pilota per convertire sezioni del business. Ad esempio, un addetto alla reception potrebbe prendere l'abitudine di inviare messaggi vocali via e-mail anziché scriverli.

Pare Down Files

Non ha senso scansionare e convertire documenti che in realtà non servono in primo luogo. Inizia ordinando armadi di file o pile di carta esistenti e rimuovendo materiale obsoleto, come vecchi appunti o manuali scaduti, che non ti servono. Consulta il tuo avvocato e contabile per sapere quanti anni di ricevute e record aziendali dovresti tenere.

Scansione e OCR Documenti esistenti

Acquista uno scanner fornito con il software OCR, che scansiona automaticamente i documenti in file PDF o Word ricercabili. Uno scanner fronte-retro ad alto volume che accetta più formati di carta, dalle ricevute ai fogli di formato legale, dovrebbe soddisfare le esigenze della maggior parte dei luoghi di lavoro. Per gli uffici che non possono evitare la scansione di grandi volumi di documenti regolarmente, si consideri dare a ciascun dipendente uno scanner desktop per eliminare le linee in una macchina più grande.

Registrati per la fatturazione senza carta

La maggior parte delle aziende offre opzioni di fatturazione senza carta, in cui inviano e-mail fatture e ricevute anziché inviarle per posta. Non solo questo ridurrà il carico di carta, ma alcuni rivenditori offrono anche uno sconto o dei bonus se si spegne la posta cartacea. Assicurarsi che il destinatario designato salva questi record in una posizione centrale, non nel suo account e-mail personale, per garantire l'accesso futuro.

Passare a Fax elettronico

I servizi online come eFax e FaxZero, abbinati a uno scanner, possono sostituire completamente un fax tradizionale. Distribuisci il tuo fax elettronico e ricevi i fax in arrivo come PDF inviati via email. Invia un fax caricando un file PDF digitalizzato o generato da computer. Questi servizi possono anche generare automaticamente una copertina per te.

Distruggi documenti rimanenti

Tirare indietro anni di documenti di clienti e tasse nel cestino della spazzatura può essere un regalo inaspettato per un ladro o un concorrente ficcanaso. Assicurati di prendere le dovute precauzioni per lo smaltimento dei documenti scansionati, come l'assunzione di una compagnia di triturazione per distruggere i documenti sensibili.

Eseguire il backup dei file elettronici

Se non esegui il backup dei tuoi file, un singolo hard disk o power surge guasto può cancellare l'intera cronologia aziendale. Impostare un repository di file centrale, ad esempio un server condiviso, e ripristinarne il contenuto regolarmente su un server esterno esterno. Un piano di backup distribuito geograficamente protegge da guasti del disco rigido e da minacce localizzate come terremoti o incendi.

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