5 tipi di documenti aziendali
Una società utilizza documenti per comunicare, effettuare transazioni commerciali e analizzarne la produttività. I documenti aziendali vanno da brevi messaggi di posta elettronica a complessi accordi legali. Alcuni documenti sono preparati da dipendenti e titolari di aziende, mentre altri sono redatti da professionisti esterni all'azienda, come contabili e avvocati. Poiché i documenti forniscono la prova dei rapporti di un'organizzazione e possono essere indicati per gli anni a venire, è importante che siano ben scritti.
Email e promemoria
I colleghi di solito usano l'e-mail per comunicare le informazioni l'un l'altro. Prima che l'e-mail diventasse prevalente, venivano utilizzati dei memorandum per i messaggi intraoffice. I memo sono ancora utilizzati in situazioni in cui un messaggio è destinato ad accompagnare un file specifico e in casi che richiedono più privacy di una e-mail.
Sia un memo che una e-mail identificano il mittente e il destinatario e contengono una riga dell'oggetto. Il testo è formattato in uno o più paragrafi.
Lettere commerciali per comunicazione esterna
Le lettere commerciali vengono utilizzate per comunicare con individui al di fuori dell'ufficio. I destinatari possono includere clienti, colleghi di altre aziende, fornitori di servizi, professionisti che consigliano l'azienda, funzionari governativi e candidati al lavoro. Una lettera commerciale è solitamente formattata in stile blocco, in cui tutti gli elementi della lettera, ad eccezione della carta intestata, sono allineati con il margine sinistro.
Può essere inviato via email o consegnato per posta. Se una lettera è inviata nel testo di un'e-mail, il mittente include il suo nome, il titolo di lavoro e le informazioni di contatto nella parte inferiore dell'e-mail.
Rapporti commerciali per la trasmissione di informazioni
I report aziendali trasmettono le informazioni in un formato più formale e solitamente più lungo di una lettera. I report coprono una varietà di argomenti, come la conformità alla sicurezza, dati sulle vendite, dati finanziari, studi di fattibilità e piani di marketing. Possono includere statistiche, grafici, grafici, immagini, studi di casi e risultati del sondaggio. Alcune relazioni sono pubblicate a beneficio degli investitori. Se un report è periodico, ad esempio un report vendite mensile, viene utilizzato un modello per comodità e per consentire il confronto con report precedenti.
Documenti transazionali per condurre affari con i clienti
Una società utilizza i documenti per negoziare affari con i propri clienti. Per risparmiare tempo, questi documenti possono essere formattati come un modulo, come un modulo d'ordine, una pagina di trasmissione, una fattura o una ricevuta. I tipi di documenti transazionali utilizzati variano in qualche modo dalla natura di un'azienda. Un agente di assicurazione, ad esempio, genera domande e polizze assicurative, mentre un istituto di credito utilizza le richieste di prestito e i documenti dei mutui.
In alcuni campi, le imprese stipulano accordi e contratti con altri; questi documenti potrebbero essere redatti dall'avvocato della compagnia.
Documenti finanziari per gestire il business
Un'azienda utilizza i documenti finanziari per rimanere all'interno del proprio budget, preparare proposte di budget e presentare dichiarazioni dei redditi. Questi documenti includono i registri delle ricevute, i rapporti sui salari, le fatture pagate, gli estratti conto bancari, i conti economici, i bilanci e i moduli di dichiarazione dei redditi. Questi documenti possono essere preparati dal contabile della società.
Un imprenditore utilizza questi documenti per determinare il successo finanziario dell'azienda e identificare aree che sono improduttive. Un capo reparto potrebbe utilizzare documenti finanziari per preparare una proposta di budget.