5 passaggi per il processo di comunicazione sul posto di lavoro

Come proprietario di una piccola azienda, probabilmente trascorrerai la maggior parte della comunicazione di tutti i giorni, comunicando con i tuoi dipendenti, clienti, potenziali clienti, fornitori e anche chi-sa-chi-altro. Quindi, sembra un'idea intelligente per rinfrescare la memoria sui cinque passaggi nel processo di comunicazione, in modo da poter affinare le tue capacità. L'ingegnere elettrico Claude Elwood Shannon ha pubblicato quella che è diventata nota come "la madre" di tutti i modelli di comunicazione in un diario di matematica nel 1948. Le sue idee sopravvivono, mescolate con alcune sfide contemporanee, che i piccoli imprenditori spesso affrontano sul posto di lavoro.

Formulare un'idea

Per molti imprenditori, la formulazione di un'idea per un messaggio è il passo più semplice nel processo in cinque fasi, perché c'è un impeto. Il messaggio spesso rientra nella categoria "buona notizia" (" Ti sto dando una promozione! ") O nella categoria di notizie non-così-buone (" Quel cliente malcontento ha presentato un altro reclamo ").

Sfida per il piccolo imprenditore: una volta che hai sfruttato l'attenzione di qualcuno, può essere allettante portare altre cose sul tavolo. Ma non rischiare di diluire o confondere il tuo messaggio; attenersi a un tema e concentrarsi su di esso da solo.

Codifica e sviluppa il messaggio

"Encoding" è un altro modo per dire convertire o tradurre un'idea in un messaggio. Se hai mai pensato: "So cosa voglio dire; Semplicemente non so come dirlo, "quindi probabilmente sei bloccato sul passo della codifica. Può essere più complicato di quanto pensano molti proprietari di piccole imprese.

Sfida per il piccolo imprenditore: prenditi il ​​tuo tempo con questo importante passo e, come spesso fanno gli scrittori, "parla" a modo tuo attraverso le zone difficili. Scegli attentamente le tue parole, selezionando parole chiare e dirette e termini. Evitare domande retoriche, che potrebbero confondere il destinatario del messaggio.

Il messaggio viaggia su un mezzo

Per prima cosa, devi decidere quale mezzo è più adatto per il tuo messaggio prima di inviarlo. La maggior parte delle comunicazioni avviene su supporti visivi o auditivi. Considera un incontro faccia a faccia come una combinazione dei due, che può essere l'ideale per i tuoi scopi, dal momento che puoi rafforzare le tue parole con segnali non verbali.

Sfida per il proprietario dell'azienda: considerare l'ambiente in cui si trova il mezzo. Potrebbe interferire con una decodifica accurata del tuo messaggio. Se, ad esempio, un ambiente è eccessivamente caldo, rumoroso o comunque fonte di distrazione, riconsiderare la scelta.

Il destinatario riceve e decodifica il messaggio

Non c'è dubbio che questo può essere il passo più precario nel processo di comunicazione. E se stai scegliendo un incontro faccia a faccia con un dipendente o un cliente, è probabile che ti renderai conto di questo fatto nel momento in cui vedrai un'espressione di confusione sul viso del destinatario.

Sfida per il proprietario di una piccola impresa: ricorda di porre l'attenzione sulla sua posizione: sull'interpretazione del messaggio da parte del destinatario. (In parole semplici, hai avuto il tuo turno, ora è il suo.) Può porre domande mentre cerca di interpretare, analizzare e capire il messaggio, ma non sempre. Dagli un po 'di tempo per farlo.

Feedback dal destinatario conclude il processo

Il feedback è cruciale per il processo di comunicazione in cinque passaggi poiché aiuta a garantire che un messaggio sia stato correttamente compreso. Negli incontri faccia a faccia, il feedback può essere reso immediatamente, il che offre un vantaggio. Una comunicazione scritta e una risposta (come in una e-mail) possono essere preferite dai proprietari di piccole imprese che sostengono la stampa del tempo. Tuttavia, tra il potenziale di ritardi e parole e enfasi erroneamente interpretati, può compromettere le migliori intenzioni di un imprenditore.

Sfida per il piccolo imprenditore: anche se il destinatario annuisce in accordo - sempre un buon segno - fai il passo in più per chiedergli di riformularlo a tuo vantaggio. Questa è un'abilità di ascolto attiva, che viene propagandata, perché può mitigare le interruzioni della comunicazione. Non è stato realizzato da Claude Elwood Shannon, ma è probabile che avrebbe approvato il suo stile semplice. Sapeva, come chiunque altro, quanti ostacoli possono interferire con la "semplice" attività di comunicazione a due vie.