5 diversi formati di comunicazione aziendale
Le aziende usano comunemente più formati di comunicazione per raggiungere il pubblico più vasto possibile quando trasmettono messaggi. Ogni formato di comunicazione offre vantaggi o svantaggi a seconda del messaggio che viene consegnato e dei singoli che ricevono il messaggio. Inoltre, diversi formati di comunicazione possono costare più di altri. Molte piccole imprese sono interessate al costo della comunicazione aziendale perché potrebbero non disporre di grandi quantità di capitale per i servizi amministrativi. Le aziende devono adattare il loro messaggio con cura in modo tale che si verifichi la minima confusione quando gli individui ricevono il messaggio e ne interpretano il significato.
Lettere e appunti
Le lettere e gli appunti sono la comunicazione commerciale scritta più tradizionale. Le lettere vengono comunemente utilizzate per presentare informazioni commerciali ufficiali ad altre aziende, a privati o a parti interessate di aziende esterne. Le organizzazioni possono anche utilizzare lettere per comunicare contratti commerciali o creare relazioni professionali con altre aziende nel contesto aziendale.
I memo sono in genere un formato di comunicazione scritto interno utilizzato per trasmettere informazioni a dirigenti e dipendenti. Le aziende potrebbero utilizzare meno promemoria nell'ambiente aziendale odierno, soprattutto in considerazione dell'aumento dell'uso delle e-mail aziendali.
incontri
Le riunioni offrono alle organizzazioni un modo per trasmettere informazioni utilizzando un formato personale. Le riunioni possono includere dirigenti, dipendenti o clienti. Le aziende usano le riunioni per assicurare che nel messaggio trasmesso esista poca o nessuna confusione; consentono alle persone che ascoltano l'oratore di avere l'opportunità di porre domande o fornire feedback. Questo formato di comunicazione può essere utilizzato di più per titolari di aziende, direttori o dirigenti, che spesso si incontrano per discutere le principali idee di business prima di prendere una decisione. Le piccole imprese non possono utilizzare le riunioni se hanno pochi o nessun dipendente.
L'email è una forma elettronica di comunicazione scritta. Questo formato di comunicazione è diventato più popolare in quanto le organizzazioni aumentano l'uso dei personal computer nelle loro operazioni commerciali. L'e-mail offre alle aziende un formato quasi istantaneo per trasmettere un messaggio o trasferire informazioni a individui all'interno o all'esterno dell'organizzazione aziendale. Sebbene la comunicazione aziendale via e-mail sia stata vista meno formale nei suoi primi giorni, molte aziende hanno sviluppato formati di posta elettronica formali per le comunicazioni aziendali per mantenere un livello standard di professionalità. Le piccole imprese utilizzano comunemente la comunicazione e-mail perché è un'opzione economica per contattare gli stakeholder aziendali interni ed esterni.
Social media
I siti web e le reti di social media hanno presentato un formato di comunicazione aziendale relativamente nuovo. Le reti di social media consentono alle organizzazioni di creare siti Web o pagine fan e sviluppare un seguito di clienti. Le aziende possono essere in grado di trasmettere importanti informazioni aziendali attraverso queste reti, offrire coupon individuali e altri sconti per prodotti o utilizzarli per raggiungere mercati target o gruppi demografici diversi nel mercato economico. Mentre le piccole attività domestiche potrebbero non trovare utili i social media, le aziende più consolidate potrebbero avere risultati migliori sui social media.
Chat online
La chat online è un'altra caratteristica relativamente recente che le aziende stanno aggiungendo ai loro siti web. La chat consente alle organizzazioni di sfruttare le persone che visualizzano il sito Web della società e di presentare un sistema di risposta che i consumatori possono utilizzare se hanno domande riguardanti l'azienda oi suoi prodotti. Invece di chiedere ai consumatori informazioni di contatto, come numeri di telefono o indirizzi e-mail, le aziende possono utilizzare un collegamento di chat online sulla home page del loro sito Web per connettere i consumatori direttamente a un rappresentante dell'assistenza clienti.