10 consigli per l'e-commerce aziendale

La posta elettronica aziendale ha quasi sostituito la corrispondenza cartacea, ma ciò non significa che questo approccio più rapido alla comunicazione debba essere meno professionale della sua controparte tradizionale. L'etichetta aziendale per le e-mail potrebbe effettivamente avere più requisiti rispetto alla posta ordinaria, in particolare quando si tratta di utilizzare funzionalità di posta elettronica come Forward, CC e BCC.

Utilizzare una riga oggetto informativo

Selezionare la giusta riga dell'oggetto non attira solo l'attenzione sulla tua email, è anche un modo intelligente per richiamare l'attenzione sull'argomento e evitare confusione. Se si sta scrivendo per programmare una chiamata in conferenza, "Con chiamata" non è una buona riga dell'oggetto. "Chiamata in conferenza con Joe's Warehouse" offre ai destinatari maggiori informazioni e semplifica la ricerca nella posta in arrivo e nei file di riferimento quando è necessario recuperare qualcosa in futuro.

Sii prudente nel Send To Line

Chiunque sia mai stato coinvolto in una catena infinita di e-mail "rispondi a tutti" si rende conto che non tutti devono essere copiati su ogni e-mail per tutto il tempo. Al momento di decidere chi dovrebbe ricevere la tua email, chiediti se quella persona ha davvero bisogno di essere nel ciclo. Se pianifichi un incontro con il tuo amministratore delegato, con tutti i mezzi, copia il tuo assistente e l'assistente del tuo capo per aiutare a coordinare il processo, ma non c'è bisogno di ricollegare gli altri a meno che non abbiano un interesse acquisito nella riunione o il suo esito.

Conoscere Who to CC

Certo, ci sono momenti in cui è appropriato per CC o copiare diverse altre parti. Ciò include quando l'email è:

• Trovare i tempi per una riunione di gruppo

• Chiedere input su un'idea o progetto di bozza

• Mantenere qualcuno come un project manager nel ciclo di conversazione

Molte persone usano la funzionalità CC dell'email aziendale per dimostrare agli altri che l'azione è stata presa. Ad esempio, se contatti un potenziale cliente, potresti CC tuo capo per indicare che l'interazione sta andando bene come cortesia o FYI.

Utilizzare la copia nascosta principalmente per la privacy del destinatario

La copia cieca è più una questione di buon senso che una questione di etichetta, ma c'è un tempo e un luogo per il suo utilizzo, in particolare come funzione di privacy. Ad esempio, se invii un'email di gruppo di grandi dimensioni, ad esempio a un determinato gruppo di clienti, l'utilizzo della funzione BCC ti consente di mantenere privato l'elenco dei destinatari. Non utilizzare in modo improprio la funzionalità, tuttavia, eseguendo il loop di parti non appropriate in una conversazione che sembra privata.

Stai attento con gli attaccanti

La funzione di inoltro della posta elettronica è un metodo di posta elettronica aziendale conveniente ma potenzialmente pericoloso se utilizzato in modo improprio. Quando si inoltra un'e-mail, leggere attentamente il contenuto dell'intero messaggio, in particolare se si tratta di una catena, prima di premere Invia. Nei messaggi di gruppo, a volte un destinatario viene aggiunto o eliminato, soprattutto se è in corso una conversazione di natura sensibile. Non si desidera inavvertitamente inoltrare qualcosa che mostri una conversazione o materiale non destinato ai propri occhi.

Non usare abitualmente la risposta a tutti

Come i CC e gli In avanti senza fine, la funzione Rispondi a tutti può essere utile o fastidiosa. Considera se devi veramente rispondere a tutti in un'email di gruppo o se le parti non coinvolte possono essere eliminate dalla catena. Ciò è particolarmente importante quando hai a che fare con elenchi di gruppi di e-mail.

Allegati di riferimento nella tua email

L'e-mail facilita la condivisione rapida di documenti, presentazioni, diapositive e foto. Tuttavia, quando si tratta di inoltrare un allegato, la maggior parte dei sistemi rilascia gli allegati dopo uno o due round per risparmiare spazio sul server. Se invii a qualcuno un allegato, fai riferimento alla tua e-mail e verifica che sia allegato prima dell'invio.

Smetti di dire "Sì"

E smettila di dire "no" anche tu. L'e-mail aziendale è un modo rapido per porre domande rapide ai colleghi e, anche se potrebbe essere facile rispondere con un sì o un no, assicurati che la tua risposta sia chiara e non richieda chiarimenti. Se qualcuno fa due domande in una email, rispondi con due risposte e rendi il tuo messaggio preciso.

Osserva le Nicchie di base

La professionalità è ancora richiesta nelle e-mail aziendali, soprattutto quando si inviano e-mail a superiori o clienti e quando si gestiscono problemi di servizio clienti. In particolare, la prima parte di una catena di e-mail dovrebbe iniziare con un saluto come "Ciao" o "Caro". Usa un blocco di firma alla fine della tua e-mail che include anche il titolo e le informazioni di contatto.

Non abusare della funzione ad alta priorità

Non essere il ragazzo che ha pianto lupo contrassegnando tutto "Urgente". È irritante, e i tuoi colleghi e clienti cresceranno per risentirsi. Un cambiamento nell'agenda per un incontro con il capo che inizia tra cinque minuti è urgente. Le ciambelle gratuite nel locale delle pause il prossimo venerdì non lo sono.

Quando si tratta di corrispondenza commerciale, è sempre meglio sbagliare dal lato della professionalità e dei protocolli di corrispondenza tradizionali piuttosto che incontrarli come flip o sciatti.